إذا كان لكل شيء اتيكيته الخاص به، فإن للرسائل الإلكترونية أيضاً الاتيكيت الخاص بها، يقول طارق عبد العزيز، خبير المراسم و البروتوكول الدولي و الاتيكيت، ” رغم أننا لا نرى من نتعامل معه، لكن يظل البريد الإلكتروني هو جسر هام للتواصل, كذلك فإن الطرف الأخر يشكل انطباعه عن محادثه من خلال لغة الحوار و حسن تعاملك معه على الإنترنت و البريد الإلكتروني، وربما يفقد رجل أعمال صفقة من صفقاتهم عندما يسئ استخدام البريد الإلكتروني.
وينصح خبير البروتوكل والاتيكيت بضرورة مراعاة بعض التفاصيل أثناء التعامل عبر البريد الإلكتروني ومنها : عند إرسال رسالة إلى مجموعة من الناس يجب وضع عناوينهم أمام كلمة Bcc وليس أمام TO أو أمام Cc فبهذه الطريقة تبقى عناوينهم مخفيّة في رسالتك، وبالتالي تتم حماية خصوصياتهم، أما إذا لم تفعل هذا فإن عناوينهم تكون معرضة لأن يأخذها أناس غرباء عنهم ويقومون بإغراقهم برسائل قد لا يريدونها، وأيضا يفضل دوماً وضع عنوان لرسالتك وذلك حتى يعرف المرسَل إليه أهمية الرسالة فتوفر شيئاً من وقته، فبناء على العنوان يستطيع أن يقرر إن كان سيقرأ الرسالة الآن أم أنها تحتمل التأخير، ويُكتب العنوان أمام كلمة Subject فإن عدم الالتزام بهذه القاعدة قد يجعل المرسَل إليه يحذفها قبل قراءتها.
ويضيف طارق، في حالة إرسال جواباً على رسالة فاضغط على كلمة Reply فبهذه الحالة يذهب الجواب إلى المرسِل الأصلي فقط. أما الضغط على كلمة Reply All فيعني أن الجواب سيذهب إلى كل من وصلتهم الرسالة الأصلية، وعلينا أن نقاوم الرغبة في إرسال الرسائل الإلكترونية، لأن كثرة الرسائل منك تؤدي برسائلك إلى الحذف قبل القراءة، ولذا علينا أن نتخير ما هو نافع للمرسَل إليهم فنرسله , كذلك التعبير الإنشائي الغير الرسمي يمكن أستخدامه مع الأصدقاء فقط،أما الذين لا ترتبط بهم بأي علاقة فلا بد أن تأخذ الرسالة صفة الرسمية في أدب الخطاب، فمثلاً إن كنت تستخدم الحرف u عوضاً عن Youفلا ينبغي استخدام هذا مع أناس لست على صداقة قوية معهم .
إقرأ أيضا:“الخديوى إسماعيل” يتفق مع “فيردى” على تأليف أوبرا مصرية خالصةوبالنسبة للاستخدام الأمثل للبريد الإلكتروني يفضل تصنيف من تراسلهم في مجموعات بحيث تستطيع أن تتخير بسهولة من تخطابهم ، فلا داعي لوضع كل الناس في قائمة واحدة بل يجب أن يكون لديك قائمة للأصدقاء، وأخرى لزملاء العمل، وثالثة للأقارب، وهكذا؛ لكن لكى تكتمل مراسم وأصول الاتيكيت في التعامل مع الآخرين و عليك بالرد على رسائل الاخرين وعدم إهمالها .
وأخيراً يقول طارق عند الضرورة لتغيير عنوان البريد الإليكتروني، يجب إرسال العنوان الجديد لكافة العملاء والأصدقاء, والتأكد من عدم وجود أية رسائل مهمة على العنوان القديم.